POLITYKA PRYWATNOŚCI I ZASADY PRZETWARZANIA DANYCH

§1. Administrator danych

1. Administratorem danych osobowych przetwarzanych w związku z zawarciem i wykonywaniem Umowy oraz korzystaniem z Programu „Mózg Firmy” jest Commee Bridge sp. z o.o. z siedzibą w Warszawie, Plac Bankowy 2, 00-095, hello@companybrain.org

2. W sprawach dotyczących ochrony danych osobowych można kontaktować się pod adresem: hello@companybrain.org

§2. Zakres Polityki

1. Niniejsza Polityka określa zasady przetwarzania danych osobowych w związku z:

a) zawarciem i wykonywaniem Umowy,

b) korzystaniem z Programu „Mózg Firmy”,

c) obsługą kont użytkowników,

d) realizacją płatności,

e) obsługą reklamacji,

f) kontaktem handlowym, organizacyjnym i technicznym,

g) korzystaniem z Mózgu Firmy w środowisku ChatGPT lub innym wskazanym środowisku technologicznym.

2. Polityka ma zastosowanie do danych osób reprezentujących klientów, użytkowników końcowych, kontaktów operacyjnych, płatników, administratorów kont i innych osób, których dane są przetwarzane w związku ze współpracą.

§3. Cele i podstawy przetwarzania

1. Administrator przetwarza dane osobowe w celu:

a) zawarcia i wykonania Umowy – na podstawie art. 6 ust. 1 lit. b RODO,

b) realizacji obowiązków prawnych, w tym podatkowych i rachunkowych – na podstawie art. 6 ust. 1 lit. c RODO,

c) kontaktu organizacyjnego, technicznego i operacyjnego – na podstawie art. 6 ust. 1 lit. b lub f RODO,

d) dochodzenia roszczeń i obrony przed roszczeniami – na podstawie art. 6 ust. 1 lit. f RODO,

e) marketingu bezpośredniego własnych usług – na podstawie art. 6 ust. 1 lit. f RODO, a w razie potrzeby także na podstawie wymaganych zgód,

f) zapewnienia bezpieczeństwa systemów, wykrywania nadużyć, analizy incydentów i ochrony praw Administratora – na podstawie art. 6 ust. 1 lit. f RODO.

2. Jeżeli Użytkownik przekazuje do Systemu dane osobowe osób trzecich, odpowiada za posiadanie odpowiedniej podstawy prawnej do takiego działania.

§4. Zakres przetwarzanych danych

1. Administrator może przetwarzać w szczególności:

a) dane identyfikacyjne,

b) dane rejestrowe przedsiębiorcy,

c) dane kontaktowe,

d) dane rozliczeniowe,

e) dane dotyczące kont użytkowników,

f) historię komunikacji,

g) dane zawarte w zgłoszeniach serwisowych i reklamacjach,

h) dane umieszczane przez Użytkownika w ramach korzystania z Systemu.

2. Zakres danych zależy od sposobu korzystania z Programu, rodzaju pakietu i rodzaju kontaktu.

§5. Odbiorcy danych

1. Dane mogą być przekazywane podmiotom współpracującym z Administratorem, w szczególności:

a) dostawcom hostingu i usług IT,

b) operatorom poczty elektronicznej,

c) operatorom płatności,

d) biuru rachunkowemu, kancelarii prawnej lub doradcom,

e) podmiotom wspierającym Administratora w obsłudze technicznej lub organizacyjnej,

f) dostawcom zewnętrznych środowisk technologicznych, z których korzysta Program.

2. Jeżeli wariant Programu wykorzystuje środowisko ChatGPT, dane mogą być przetwarzane również zgodnie z zasadami usługodawcy tego środowiska. Zakres tego przetwarzania zależy od planu usługowego, konfiguracji konta i sposobu użycia.

3. OpenAI deklaruje, że w usługach biznesowych danych organizacji nie wykorzystuje domyślnie do trenowania modeli, natomiast w usługach dla użytkowników indywidualnych wykorzystanie danych może zależeć od ustawień prywatności i zasad usługi tych narzędzi i dostawców technologicznych dane mogą być przekazywane poza Europejski Obszar Gospodarczy.

4. W takim przypadku Administrator powinien stosować odpowiednie mechanizmy legalizujące transfer danych, wymagane przez RODO, w szczególności standardowe klauzule umowne lub inne właściwe podstawy transferowe.

§6. Okres przechowywania danych

1. Dane są przechowywane:

a) przez czas niezbędny do zawarcia i wykonania Umowy,

b) przez okres wymagany przepisami podatkowymi i rachunkowymi,

c) przez okres potrzebny do dochodzenia roszczeń lub obrony przed roszczeniami,

d) do czasu skutecznego wniesienia sprzeciwu albo wycofania zgody – jeżeli przetwarzanie opiera się na zgodzie lub uzasadnionym interesie w obszarze, w którym sprzeciw jest skuteczny.

2. Treści robocze generowane w toku współpracy mogą być usuwane zgodnie z zasadami retencji przyjętymi przez Administratora lub przez zewnętrznego dostawcę środowiska technologicznego.

§7. Prawa osób, których dane dotyczą

1. Osobie, której dane dotyczą, przysługuje prawo:

a) dostępu do danych,

b) sprostowania danych,

c) usunięcia danych,

d) ograniczenia przetwarzania,

e) przenoszenia danych, jeżeli jest to prawnie wymagane,

f) wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania opartego na uzasadnionym interesie,

g) cofnięcia zgody, jeśli przetwarzanie odbywa się na podstawie zgody,

h) wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych.

2. Realizacja niektórych praw może podlegać ograniczeniom wynikającym z przepisów prawa lub charakteru relacji B2B.

§8. Bezpieczeństwo

1. Administrator stosuje środki techniczne i organizacyjne odpowiednie do ryzyka, mające na celu ochronę danych osobowych.

2. Użytkownik jest zobowiązany do zachowania bezpieczeństwa swoich danych dostępowych oraz do niewprowadzania do Systemu treści, których ujawnienie byłoby nielegalne lub nieautoryzowane.

3. Jeżeli Użytkownik planuje przetwarzać w Systemie duże wolumeny danych osobowych, dane szczególnie wrażliwe, tajemnice zawodowe, informacje objęte NDA albo dane klientów końcowych, powinien przed wdrożeniem skonsultować z Administratorem odpowiedni model użycia oraz potrzebę zawarcia umowy powierzenia.

§9. Pliki cookies i dane techniczne

1. Jeżeli Program korzysta z własnej strony internetowej, panelu klienta albo innych interfejsów webowych, mogą być stosowane pliki cookies lub podobne technologie techniczne.

2. Szczegółowe informacje o cookies mogą zostać udostępnione w osobnej polityce cookies albo w banerze zarządzania zgodami.

§10. Postanowienia końcowe

1. Administrator może aktualizować niniejszą Politykę w razie zmian prawnych, technologicznych lub organizacyjnych.

2. Aktualna wersja Polityki powinna być udostępniana Użytkownikowi przed rozpoczęciem korzystania z Programu albo przy najbliższej istotnej aktualizacji.