Warunki uczestnictwa | company Brain, Mózg firmy

Program dla firm, które chcą pracować szybciej, mądrzej i z większą kontrolą

Program Mózg Firmy to biznesowy model dostępu do środowiska pracy, know-how i systemu wspierającego przedsiębiorstwo w organizacji wiedzy, analizie, porządkowaniu procesów, tworzeniu materiałów roboczych, wspomaganiu decyzji i rozwoju wybranych obszarów firmy. Program ma charakter B2B, czyli jest przeznaczony dla przedsiębiorców, firm i organizacji korzystających z niego w związku z prowadzoną działalnością gospodarczą lub zawodową.

Co otrzymujesz w ramach programu

Udział w Programie oznacza dostęp do systemu i jego zasobów zgodnie z wybranym pakietem. Integralną częścią współpracy są umowa główna, polityka prywatności i zasady przetwarzania danych, zasady korzystania z Mózgu Firmy w środowisku ChatGPT, manual wdrożeniowy oraz umowa powierzenia danych osobowych, jeżeli ma zastosowanie.

W zależności od wybranego pakietu Program może obejmować dostęp do systemu i jego modułów, materiałów edukacyjnych i operacyjnych, nagrań, webinarów, warsztatów, szkoleń, aktualizacji treści, wsparcia organizacyjnego lub technicznego, zamkniętych przestrzeni komunikacyjnych oraz dodatkowych narzędzi, modeli, arkuszy i szablonów. Szczegółowy zakres świadczeń zależy od pakietu, planu, oferty specjalnej lub indywidualnych ustaleń.

Okres udziału w Programie

Umowa uczestnictwa zawierana jest na 12 miesięcy, liczonych od dnia aktywacji dostępu. Ma charakter terminowy i obejmuje cały uzgodniony okres abonamentowy. Po jego zakończeniu współpraca może wygasnąć albo zostać przedłużona na kolejny okres na podstawie nowego zamówienia, aneksu lub mechanizmu odnowienia przewidzianego w ofercie

Opłata za udział w Programie

Miesięczna opłata abonamentowa netto w Programie odpowiada równowartości połowy minimalnego wynagrodzenia netto obowiązującego w Polsce, powiększonej o VAT według stawki obowiązującej w dniu wystawienia faktury. W ramach tej opłaty uczestnik otrzymuje także dostęp do płatnej wersji ChatGPT wykorzystywanej do świadczenia usług w ramach Programu. Dokumenty przewidują również, że wysokość opłaty może się zmienić w przypadku zmiany minimalnego wynagrodzenia albo taryf i cen OpenAI niezbędnych do zapewnienia dostępu do płatnej wersji ChatGPT.

Od 1 stycznia 2026 r. minimalne wynagrodzenie za pracę w Polsce wynosi ok. 3606 zł netto /4806 zł brutto

Oznacza to, że połowa minimalnego wynagrodzenia netto wynosi obecnie około 1803 zł netto miesięcznie / 2217,69 zł brutto miesięcznie.

W skali roku daje to około 21 636 zł netto albo około 26 612,28 zł brutto. Są to wartości orientacyjne wynikające z obowiązującej dziś podstawy, natomiast sama konstrukcja ceny w Programie jest oparta na formule, a nie na jednej sztywnej kwocie.

Płatność następuje co miesiąc z góry, na podstawie prawidłowo wystawionej faktury VAT. Termin płatności wynosi 7 dni. Za dzień zapłaty uznaje się dzień uznania rachunku bankowego Dostawcy.

Roczny charakter kontraktu i wcześniejsza rezygnacja

Program działa w formule rocznej. Oznacza to, że umowa obejmuje pełną wartość 12-miesięcznego kontraktu. Zgodnie z dokumentacją wcześniejsza rezygnacja, zaprzestanie korzystania z systemu, brak logowania, zaniechanie wdrożenia, ograniczenie aktywności użytkowników albo jednostronna informacja o braku zamiaru dalszego korzystania nie zwalniają z obowiązku zapłaty pełnej wartości umowy za cały ustalony okres.

Wynika to z faktu, że wynagrodzenie obejmuje nie tylko bieżący dostęp, ale również rezerwację zasobów, gotowość systemową, dostęp do metodologii, know-how, strukturę wdrożeniową, utrzymywanie środowiska i cały model organizacyjny kontraktu rocznego. Jednocześnie umowa zastrzega, że bezwzględnie obowiązujące przepisy prawa mogą w konkretnym przypadku prowadzić do odmiennej oceny skutków wcześniejszego zakończenia współpracy.

Dostęp i zasady korzystania

W standardowym modelu Klient otrzymuje jeden dostęp zgodny z wykupionym pakietem z możliwością płatnego dołącznia kolejnych osób, zgdonie z polityka Open AI. Nie jest dozwolone udostępnianie dostępu osobom nieuprawnionym, współdzielenie kont ponad limit pakietu, odsprzedaż dostępu, udzielanie sublicencji ani wykorzystywanie systemu do obsługi podmiotów trzecich bez uprzedniej pisemnej zgody Dostawcy. W przypadku naruszeń Dostawca może czasowo ograniczyć dostęp, zażądać wyjaśnień albo zablokować konto.

Własność intelektualna

Wszelkie prawa do Mózgu Firmy, jego architektury, logiki, metodologii, promptów, schematów, materiałów, instrukcji, struktur, baz wiedzy, modeli operacyjnych i innych elementów należą do Dostawcy albo do podmiotów, od których nabył on stosowne prawa. Klient nabywa wyłącznie ograniczone, niewyłączne, nieprzenoszalne i niezbywalne prawo do korzystania z systemu przez okres obowiązywania umowy i wyłącznie na własny użytek wewnętrzny.

Nie wolno kopiować żadnych części metodyki, odtwarzać logiki działania systemu, budować rozwiązań konkurencyjnych na bazie uzyskanych materiałów ani tworzyć bibliotek promptów, repozytoriów, szkoleń czy narzędzi opartych na know-how Dostawcy. Treści wygenerowane przez system na podstawie danych i instrukcji Klienta mogą być wykorzystywane wewnętrznie na potrzeby firmy Klienta, ale nie oznacza to przejścia praw do samej metodologii, architektury i logiki Mózgu Firmy.

Czego Program nie obejmuje

Mózg Firmy jest specjaliztycznym systemem wspierającym pracę przedsiębiorstwa, ale nie oznacza przejęcia zarządzania firmą. Program nie stanowi gwarancji uzyskania określonych efektów biznesowych, prawnych, podatkowych, finansowych, organizacyjnych ani sprzedażowych. Wyniki działania systemu mają charakter wspierający, roboczy, inspiracyjny, porządkujący albo analityczny i wymagają stosowania z należytą starannością po stronie Klienta.

O ile Strony nie ustalą inaczej w odrębnej umowie, standardowy zakres Programu nie obejmuje indywidualnego doradztwa prawnego, doradztwa podatkowego, usług księgowych, audytu, zarządzania personelem Klienta, podejmowania decyzji w imieniu Klienta ani wykonywania prac projektowych „pod klienta” poza zakresem pakietu. Jeżeli potrzebne są dodatkowe konsultacje, konfiguracje, spotkania, wdrożenia lub inne niestandardowe działania, ich zakres wymaga osobnych ustaleń.

Prywatność i przetwarzanie danych

Dane osobowe przetwarzane są w związku z zawarciem i wykonywaniem umowy, korzystaniem z Programu, obsługą kont użytkowników, realizacją płatności, reklamacjami, kontaktem handlowym, organizacyjnym i technicznym oraz korzystaniem z Mózgu Firmy w środowisku ChatGPT lub innym wskazanym środowisku technologicznym. Zakres przetwarzania może obejmować dane identyfikacyjne, dane rejestrowe przedsiębiorcy, dane kontaktowe, dane rozliczeniowe, dane dotyczące kont użytkowników, historię komunikacji, dane ze zgłoszeń serwisowych i reklamacyjnych oraz dane umieszczane przez użytkownika w systemie.

Dane mogą być przekazywane podmiotom wspierającym administratora, takim jak dostawcy hostingu i usług IT, operatorzy poczty elektronicznej, operatorzy płatności, biuro rachunkowe, kancelaria prawna, doradcy oraz dostawcy zewnętrznych środowisk technologicznych, z których korzysta Program. Jeżeli Program wykorzystuje środowisko ChatGPT, zakres przetwarzania zależy również od planu usługowego, konfiguracji konta i sposobu użycia.

Dokumentacja Programu wskazuje, że w usługach biznesowych OpenAI dane organizacji nie są domyślnie wykorzystywane do trenowania modeli, natomiast w usługach dla użytkowników indywidualnych sposób wykorzystania danych może zależeć od ustawień prywatności i zasad usługi. To dlatego w zastosowaniach firmowych, szczególnie tam, gdzie w grę wchodzą dane przedsiębiorstwa, dokumenty operacyjne, dane klientów, pracowników czy materiały strategiczne, rekomendowany jest wariant biznesowy lub inny model zapewniający odpowiedni poziom kontroli i prywatności.

Dokumenty przewidują również możliwość przekazywania danych poza Europejski Obszar Gospodarczy, jeżeli wymaga tego korzystanie z narzędzi zewnętrznych. W takim przypadku powinny być stosowane odpowiednie mechanizmy legalizujące transfer, wymagane przez RODO, w szczególności standardowe klauzule umowne lub inne właściwe podstawy transferowe.

Umowa powierzenia danych osobowych

Jeżeli charakter współpracy powoduje, że Dostawca przetwarza dane osobowe w imieniu Klienta, zawierana jest umowa powierzenia przetwarzania danych osobowych na podstawie art. 28 RODO. Dokument ten określa cel przetwarzania, zakres operacji, rodzaje danych, kategorie osób, czas przetwarzania, obowiązki podmiotu przetwarzającego, zasady dalszego powierzenia, transfery poza EOG, możliwość audytu oraz odpowiedzialność stron.

W praktyce oznacza to, że jeśli Twoja firma chce pracować w Mózgu Firmy na danych pracowników, klientów, kontrahentów lub dokumentach zawierających dane osobowe, model współpracy może zostać odpowiednio zabezpieczony formalnie i organizacyjnie.

Jakich danych nie należy wprowadzać bez wcześniejszego uzgodnienia

Bez uprzedniego uzgodnienia z Dostawcą i bez odpowiedniej zgody po stronie Klienta nie należy wprowadzać do środowiska ChatGPT danych szczególnych kategorii, danych objętych tajemnicą zawodową, danych objętych klauzulami NDA, pełnych niezanonimizowanych baz klientów ani danych, do których Klient nie ma prawa lub których użycie byłoby sprzeczne z prawem. W razie wątpliwości należy stosować anonimizację, pseudonimizację, minimalizację danych albo ograniczać użycie do danych syntetycznych i opisowych.

To bardzo ważna zasada. Mózg Firmy jest narzędziem dojrzałym i odpowiedzialnym, dlatego bezpieczeństwo danych i zgodność organizacyjna nie są dodatkiem, tylko częścią sposobu pracy.

Odpowiedzialne korzystanie z AI

Program może wykorzystywać technologie oparte na sztucznej inteligencji, automatycznym generowaniu treści i modelach probabilistycznych. Z tego względu odpowiedzi, analizy, rekomendacje i inne rezultaty działania systemu mogą wymagać weryfikacji, mogą zawierać uproszczenia i mogą nie uwzględniać wszystkich realiów organizacyjnych Klienta. Nie powinny być traktowane jako jedyne źródło podstawy do decyzji wysokiego ryzyka.

Treści generowane w Programie mogą być niepełne, wymagać aktualizacji albo opierać się na założeniach nieadekwatnych do konkretnej sytuacji. Dlatego Klient zobowiązany jest samodzielnie ocenić ich przydatność, zweryfikować ich poprawność i, jeśli to potrzebne, poddać je ocenie właściwych specjalistów. Dotyczy to szczególnie decyzji prawnych, podatkowych, inwestycyjnych, finansowych, pracowniczych, compliance, medycznych, technicznych, bezpieczeństwa i innych decyzji wysokiego ryzyka.

Input Gate i jakość danych wejściowych

Mózg Firmy działa skutecznie wtedy, gdy pracuje na dobrych danych wejściowych. Dokumentacja Programu wprost przewiduje zasadę Input Gate, co oznacza, że jeżeli nie zostaną dostarczone wymagane dane organizacyjne, procesowe, finansowe, prawne, rynkowe lub operacyjne, system może wskazać, że mocna rekomendacja, precyzyjna ocena albo twarde wyliczenie nie są możliwe bez uzupełnienia danych.

To nie jest ograniczenie, tylko element uczciwości i jakości pracy. Mózg Firmy nie udaje pewności tam, gdzie brakuje podstaw do odpowiedzialnej oceny.

Organizacja pracy po stronie Klienta

Aby korzystanie z Programu było naprawdę efektywne, Klient powinien budować i utrzymywać uporządkowany kontekst firmy, oznaczać nowe zadania i nowe rozmowy zgodnie z manualem wdrożeniowym, nie mieszać w jednej rozmowie zbyt wielu niezwiązanych ze sobą wątków, dbać o jakość i aktualność danych wejściowych oraz okresowo weryfikować, czy aktywny kontekst firmy jest nadal prawidłowy. Jeżeli w toku pracy powstają dokumenty prawne, finansowe, inwestycyjne, HR, compliance albo inne materiały wysokiego ryzyka, powinny zostać zweryfikowane przed użyciem produkcyjnym.

Warunki techniczne

Do korzystania z Programu potrzebne są co najmniej urządzenie z dostępem do Internetu, aktualna przeglądarka internetowa lub inne wskazane środowisko dostępowe, aktywny adres e-mail, możliwość odczytu dokumentów elektronicznych oraz stabilne połączenie internetowe. Jeżeli dany wariant Programu wykorzystuje środowisko ChatGPT albo inne środowisko zewnętrzne, uczestnik odpowiada również za posiadanie odpowiedniego konta, planu usługowego i konfiguracji dostępu wymaganych do poprawnego działania.

Dostawca nie odpowiada za problemy wynikające z niewłaściwej konfiguracji sprzętu po stronie użytkownika, awarii urządzeń, problemów po stronie dostawców Internetu lub ograniczeń zewnętrznych platform technologicznych. Może także wprowadzać przerwy techniczne, aktualizacje i czynności utrzymaniowe niezbędne do bezpieczeństwa, rozwoju lub prawidłowego działania Programu.

Odpowiedzialność i reklamacje

Dostawca nie ponosi odpowiedzialności za decyzje Klienta podjęte na podstawie materiałów wygenerowanych przez system, skutki wdrożenia lub niewdrożenia rekomendacji, utracone korzyści, utracone przychody, utratę klientów lub kontraktów, skutki posługiwania się błędnymi albo niepełnymi danymi wejściowymi ani skutki używania Programu w sposób sprzeczny z umową lub przeznaczeniem. Co do zasady łączna odpowiedzialność Dostawcy wobec Klienta nie przekracza równowartości opłat faktycznie uiszczonych przez Klienta za ostatnie trzy miesiące poprzedzające zdarzenie będące podstawą roszczenia, chyba że bezwzględnie obowiązujące przepisy prawa stanowią inaczej.

Reklamacje można zgłaszać na adres wskazany w dokumentacji umownej. Reklamacja powinna zawierać dane identyfikacyjne Klienta, opis problemu, datę jego wystąpienia, jeśli jest znana, oraz oczekiwany sposób rozpatrzenia. Co do zasady reklamacje są rozpatrywane w terminie 14 dni.